面接辞退メールの書き方を例文付きで解説。電話での辞退・当日キャンセル・失礼にならない断り方まで完全網羅。
📌 この記事でわかること：面接辞退メールの書き方・タイミング・電話での辞退方法・当日キャンセルの対応・辞退理由の正しい伝え方まで、就活・転職の面接辞退を丁寧に行う方法を完全解説します。
面接辞退を決めた場合は、できるだけ早く・丁寧に連絡することが最大のマナーです。企業側は面接の準備（面接官のスケジュール確保・会場準備など）をしており、早めの連絡が相手への配慮になります。
面接日の前日まではメールでOK。当日キャンセルは電話が必須です。
「一身上の都合」「他社への入社を決めた」など簡潔に。企業批判は絶対NG。
選考機会をいただいたことへのお礼と、ご迷惑をおかけすることへの謝罪を添える。
| 状況 | 連絡方法 | 理由 |
|---|---|---|
| 面接の3日以上前 | メールでOK | 十分な余裕があるため |
| 面接の前日 | メール＋できれば電話 | 急ぎの場合は電話も併用 |
| 面接当日（数時間前） | 電話が必須 | 緊急性が高いため口頭で直接連絡 |
| 面接開始後・無断欠席 | 電話が必須＋メールも送る | 企業側が待っている可能性あり |
件名：面接辞退のご連絡（○○大学 山田太郎）
株式会社○○ 採用担当 ○○様 お世話になっております。 ○○大学○○学部の山田太郎と申します。 このたびは面接のご案内をいただきまして、誠にありがとうございます。 誠に恐れ入りますが、一身上の都合により、 ○月○日（○）○時に予定しておりました面接を辞退させていただきたく、 ご連絡いたしました。 選考の機会をいただきながら、このような形となり大変申し訳ございません。 貴重なお時間をいただきましたこと、深く感謝申し上げます。 お忙しいところご迷惑をおかけしてしまい、誠に申し訳ございません。 どうぞよろしくお願いいたします。 山田太郎 ○○大学○○学部 TEL：090-XXXX-XXXX MAIL：yamada@example.com
件名：面接辞退のご連絡（山田太郎）
株式会社○○ 採用担当 ○○様 お世話になっております。山田太郎と申します。 このたびは○月○日（○）○時の面接にお声がけいただき、 誠にありがとうございます。 慎重に検討した結果、このたび他社への入社を決意いたしましたため、 誠に勝手ながら面接を辞退させていただきたく存じます。 貴社の選考に進ませていただき、大変光栄に思っております。 このような形となり大変申し訳なく、深くお詫び申し上げます。 お忙しいところご連絡が遅くなりましたことを、重ねてお詫び申し上げます。 山田太郎 TEL：090-XXXX-XXXX
件名：面接辞退のご連絡（山田太郎）
株式会社○○ 採用担当 ○○様 お世話になっております。 先日より選考を進めていただいております山田太郎と申します。 このたびは○次面接のご案内をいただきまして、 誠にありがとうございます。 誠に恐れ入りますが、このたび転職活動の方向性を見直した結果、 応募を辞退させていただきたく、ご連絡申し上げます。 選考を進めていただいたにもかかわらず、このような形となり 大変申し訳ございません。 御社のご発展を心よりお祈り申し上げます。 山田太郎 TEL：090-XXXX-XXXX
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月3回まで無料当日や直前の辞退は電話が必須です。以下のスクリプトを参考に、落ち着いて電話しましょう。
✅ 電話での辞退スクリプト
「お忙しいところ失礼いたします。 本日○時にお面接のお約束をしております、○○大学の山田太郎と申します。 採用担当の○○様はいらっしゃいますでしょうか？」 （担当者に繋がったら） 「本日の面接の件でご連絡いたしました。 誠に申し訳ございませんが、一身上の都合により 面接を辞退させていただきたくご連絡いたしました。 ご準備いただいていたにもかかわらず、大変ご迷惑をおかけして 申し訳ございません。」
⚠️ 当日キャンセルは必ず電話で連絡してください。メールだけでは気づかれない可能性があります。体調不良・急用など理由を問わず、面接開始時間前に必ず電話しましょう。
当日の無断欠席は最も失礼な行為です。どんな理由があっても連絡なしに欠席することは避けましょう。業界は意外と狭く、採用担当者と別の場面で会う可能性もあります。
辞退理由は詳しく説明する必要はありません。以下の定型表現で十分です。
「一身上の都合により」
「他社への入社を決意したため」
「キャリアの方向性を見直した結果」
「転職活動の方向性を再検討した結果」
「他社への転職を決意したため」
「一身上の都合により」
| NG行動 | なぜNGか |
|---|---|
| 無断欠席・連絡しない | 企業側を長時間待たせる。社会人としてNG |
| 企業の悪口・批判を辞退理由に書く | 業界内で評判が広まる可能性がある |
| 辞退メールへの返信を無視する | 企業からの確認メールには必ず返信する |
| 辞退を何度も先延ばしにする | 決断したらすぐに連絡するのが礼儀 |
| 「やっぱり受けたい」と再度連絡する | 企業側の準備・スケジュールに迷惑がかかる |